Bibliografia: Ustawa Prawo Farmaceutyczne ( z 2021, poz. 974, Art. 86a, Art. 96), Ustawa o VAT ( z 2021, poz. 685, Art. 106b), Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 12. października 2018r ( z 2018r, poz. 2008), Dolnośląska Izba Aptekarska – opracowanie dotyczące wystawiania faktur dla pacjentów i odbiorców ( Komu apteka może wystawić fakturę? Apteka, jako podmiot gospodarczy prowadzący sprzedaż detaliczną, ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie kupującego. Wynika to z przepisów prawa handlowego. Natomiast jako placówka prowadząca obrót produktami leczniczymi, podlega dodatkowo pod przepisy prawa farmaceutycznego. Wynikają stąd dodatkowe ograniczenia, które należy wziąć pod uwagę przed wystawieniem faktury. Firma, czy osoba fizyczna? Jeżeli faktura ma być wystawiona na firmę, kupujący jest zobowiązany do poinformowania o tym sprzedającego przed zafiskalizowaniem sprzedaży i podania numeru NIP, który zostanie naniesiony na paragon fiskalny. Obowiązek ten dotyczy zakupów realizowanych we wszystkich placówkach handlowych od W momencie, kiedy kupujący w aptece poinformuje, że transakcja będzie na fakturę na firmę, sprzedający powinien zweryfikować cztery rzeczy: Weryfikowane danePowód weryfikacjiCzy transakcja obejmuje wyłącznie sprzedaż odręczną?Produkty dostępne bez recepty można sprzedać wyłącznie na fakturę dla firmy nie będącej podmiotem transakcja nie zawiera produktów leczniczych zawierających kodeinę/pseudoefedrynę/dekstrometorfan?Leki te nie mogą być przedmiotem zaopatrzenia pozaleczniczych podmiotów działalność firmy, na którą dokonana będzie transakcja, nie obejmuje obrotu hurtowego lub detalicznego produktami leczniczymi?Podmiot prowadzący np. hurtownię farmaceutyczną nie może nabyć w aptece leków. Ograniczenie nie dotyczy suplementów diety i środków spożywczych specjalnego przeznaczenia działalność firmy, na którą dokonana będzie transakcja, nie obejmuje obrotu hurtowego lub detalicznego produktami leczniczymi?Podmiot prowadzący działalność leczniczą może nabyć w aptece leki, wyroby medyczne i środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego wyłącznie na podstawie zapotrzebowania. W przypadku, gdy możemy odpowiedzieć twierdząco na powyższe pytania, nie ma przeszkód do wystawienia faktury. Według interpretacji Ministerstwa Finansów, paragon fiskalny z NIP-em o wartości do 450zł sam w sobie stanowi fakturę uproszczoną i nie wystawia się do niego klasycznej faktury. Jeśli będzie wystawiana pełna, klasyczna faktura, numer NIP w danych nabywcy musi być zgodny z numerem widniejącym na paragonie. Należy pamiętać o prawidłowym wypełnieniu karty kontrahenta w swoim systemie komputerowym (NIP, REGON, adres, rodzaj działalności gospodarczej) w celu uniknięcia wystąpienia błędów w raportowaniu do i potwierdzenia danych każdej działalności gospodarczej można dokonać na rządowej stronie Jeżeli faktura ma być wystawiona na osobę fizyczną, nie ma ograniczeń, co do asortymentu, na jaki jest ona wystawiana ani kategorii jego dostępności. Jest to jedyny nabywca, któremu możemy wystawić fakturę na produkty refundowane. W sytuacji, kiedy pacjent będzie chciał rozliczyć się z fundacją, albo kiedy z prośbą o fakturę na podopiecznego występuje organizacja, należy wyraźnie podkreślić, że stroną transakcji jest osoba fizyczna, która zostanie wskazana jako nabywca. Na fakturze można umieścić również inne osoby lub organizacje – w polach płatnika (czyli np. fundacji, która pokrywa koszty leczenia) lub odbiorcy (czyli np. domu dziecka, w którym przebywa pacjent). Nie są to jednak strony transakcji i nie umieszcza się ich numerów NIP na paragonie. Nabywcą pozostaje cały czas człowiek, na którego imię i nazwisko dokonuje się transakcji i to jego dane zostaną zaraportowane do ZSMOPL. Tabela 1 – rodzaj faktury w zależności od nabywcy (Źródło: Dolnośląska Izba Aptekarska) A co z gabinetem lekarskim? Jeżeli faktura ma zostać wystawiona na podmiot prowadzący działalność leczniczą, należy przestrzegać kilku zapotrzebowania można sprzedać na fakturę jedynie suplementy i kosmetyki. Produkty lecznicze, wyroby medyczne i środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego, wydawane są gabinetowi na podstawie musi odpowiadać wzorowi, który stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 12. października 2018r ( z 2018r, poz. 2008) i mieć prawidłowo wypełnione wszystkie tutaj przypomnieć, że zapotrzebowanie jest ważne 14 dni od daty jego wystawienia, a po realizacji podlega realizująca zapotrzebowanie jest zobowiązana zweryfikować, czy podmiot je wystawiający figuruje w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Rejestr dostępny jest pod adresem Bardzo ważna uwaga: lecznica weterynaryjna (ani żadna inna klinika lub gabinet dla zwierząt) nie jest działalnością leczniczą w rozumieniu prawa. W tej sytuacji apteka nie może realizować zapotrzebowań wystawionych przez lekarzy weterynarii. Jest tylko jeden wyjątek – leki narkotyczne i psychotropowe, oczywiście po uprzednim uzyskaniu zgody z WIF. Jak realizować recepty weterynaryjne przeczytasz tu. Podmiot prowadzący działalność leczniczą może zaopatrzyć się w aptece ogólnodostępnej w leki psychotropowe lub odurzające. W tym celu musi uzyskać zgodę wojewódzkiego inspektoratu farmaceutycznego (na nabycie konkretnego leku w konkretnej aptece) oraz przedstawić ją w aptece wraz z zapotrzebowaniem na specjalnym warunkiem niezbędnym do wystawienia faktury na produkty lecznicze, wyroby medyczne lub środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego dla podmiotu gospodarczego prowadzącego działalność leczniczą, jest przedstawienie do realizacji ważnego zapotrzebowania. Może się zdarzyć (zwłaszcza w przypadku weterynarzy), że lekarz, chcąc uprościć procedurę, wystawia receptę na siebie („ad usum proprium”) i prosi o fakturę na gabinet. Jedynym sposobem realizacji jest wówczas wystawienie faktury na niego – jako na osobę fizyczną, widniejącą na fakturze jako nabywcę. Gabinet można wówczas umieścić jako płatnika. Tabela 2 – ograniczenia w sprzedaży na fakturę dla różnych podmiotów gospodarczych (Źródło: Dolnośląska Izba Aptekarska) Jak prawidłowo uzupełnić dane przy wystawieniu faktury? Każda faktura wystawiana w aptece raportowana jest do ZSMOPL. Aby uniknąć błędów w raportach, należy pamiętać o prawidłowym uzupełnieniu karty nabywcy w systemie prawidłowo zaznaczyć rodzaj podmiotu gospodarczego dla ZSMOPL: OF (osoba fizyczna) dla pacjenta, a właściwy rodzaj działalności gospodarczej – dla faktury na zmienić rodzaj odbiorcy dla jednej z dwóch opcji: „Pacjent” (dla osób fizycznych) lub „Odbiorca” (dla działalności gospodarczej). Wówczas wprowadza się odpowiednie dane, obejmujące NIP i REGON firmy. Należy pamiętać, że jeśli nawet osoba, która robi zakupy na fakturę i nie jest w stanie podać nic poza NIP, wystarczy użyć wspomnianej już wyszukiwarki numeru NIP pozwala na wyświetlenie wszystkich potrzebnych do faktury danych. Kto jest zobowiązany do weryfikacji danych firmy? Warto tutaj przypomnieć, że obowiązek weryfikacji uprawnień odbiorców należy do ustawowych obowiązków kierownika apteki. Nie zwalnia to jednak pozostałych pracowników fachowych apteki ze sprawdzania zakresu działalności każdego podmiotu, któremu jest wystawiana faktura – ograniczenia wynikają bowiem wprost z art. 86a ustawy Prawo Farmaceutyczne. Jeżeli interesuje Cię taka tematyka, zajrzyj do kategorii szkoleń dotyczących zarządzania.